A Kapcsolatok funkció a CRM másik központi eleme, mely kezeli és egy helyen tárolja a rendszerbe rögzített partnerekhez (cégekhez, szervezetekhez) tartozó kapcsolattartók adatait. Ez a funkció biztosítja, hogy a kommunikáció mindig a megfelelő személlyel történjen, és minden elérhetőség naprakész legyen.

Funkcionalitás

Lehetővé teszi a kapcsolattartók listázását, szűrését, új személyek rögzítését, a meglévő adatok szerkesztését, valamint a kapcsolattartóhoz fűződő megjegyzések és az adatváltozások történetének nyomon követését.

A Kapcsolatok menüpont megnyitásakor a felhasználó a rögzített kapcsolattartók teljes listáját látja. A lista célja a gyors információkeresés és az áttekinthetőség.

• Listanézet: A táblázatban megjelennek a legfontosabb adatok: Név, Hozzárendelt Partner (Cégnév), Beosztás, Telefonszám, Mobil, E-mail cím, valamint a rögzítés dátuma.
• Szűrés és Keresés:
  • A bal oldali Keresés mezőbe írva név, e-mail vagy telefonszám alapján kereshetünk konkrét személyre.
  • A Partner legördülő menü segítségével szűrhetünk egy adott céghez tartozó összes kapcsolattartóra.
  • A Keresés (kék) gombbal indítható a lekérdezés, míg a Szűrők törlése (piros) gombbal visszaállítható a teljes lista.

Új kapcsolattartó felvételéhez a lista jobb felső sarkában található zöld + Kapcsolat rögzítése gombot kell használni.

A felugró ablakban az alábbi lépéseket kell követni:

1. Partner kiválasztása: A legördülő listából válassza ki azt a céget vagy szervezetet, amelyhez a magánszemély tartozik. (Ez összeköti a kapcsolatot a Partner törzzsel).
2. Személyes adatok megadása: Töltse ki a Név és Beosztás mezőket.
3. Elérhetőségek rögzítése: Adja meg a Telefon, Mobil és E-mail elérhetőségeket a kapcsolattartás biztosítása érdekében.
4. Egyéb adatok: Opcionálisan megadható a Névnap, ami segítheti a személyesebb üzleti kapcsolatépítést.
5. Mentés: A Mentés (kék) gombra kattintva a rendszer létrehozza a rekordot. A Bezárás gombbal elvetheti a módosításokat.

A listában egy adott soron a Műveletek gombra, majd az Adatlap opcióra kattintva, vagy a szem ikonnal megnyitható a kapcsolat részletes adatlapja.

• Alapadatok áttekintése: Itt látható minden rögzített információ, valamint a rendszer által generált metaadatok (Rögzítve dátuma, Módosítva dátuma és felhasználója).
• Szerkesztés:
  • A listanézetben a Műveletek -> Szerkesztés gombbal, vagy az adatlapon a megfelelő szerkesztési ikonnal módosíthatja az adatokat.
  • A felugró "Kapcsolat módosítása" ablakban frissítheti az elérhetőségeket (pl. telefonszám változás) vagy a beosztást.
• Megjegyzések kezelése: Az adatlapon a Megjegyzések szekcióban a Megjegyzés rögzítése gombbal belső információkat, emlékeztetőket fűzhet a kapcsolathoz, amelyek segítik a kollégák közötti információáramlást.

A rendszer a transzparencia és a biztonság érdekében minden adatlapon vezet egy Módosítási napló szekciót.

• Nyomon követés: Itt visszakövethető, hogy ki, mikor és melyik adatmezőt módosította.
• Változások: A táblázat mutatja a Régi értéket és az Új értéket, így visszaellenőrizhető például egy véletlenül átírt telefonszám vagy e-mail cím korábbi állapota.

Amennyiben egy kapcsolattartó már nem releváns (pl. kilépett a partner cégtől és nem kívánjuk megtartani), a Műveletek menü Törlés opciójával távolítható el a rendszerből.

Megjegyzés: Törlés előtt győződjön meg arról, hogy a kapcsolathoz nem tartoznak aktív folyamatok vagy történeti adatok, amelyeket meg kell őrizni.