A Bejövő számlák a szállítói számlák befogadásának, rögzítésének és kezelésének központi felülete. Lehetővé teszi a vállalkozás pénzügyi kötelezettségeinek pontos nyomon követését a számla beérkezésétől annak teljesítéséig.

Használata a következő fő funkciókra és alfolyamatokra bontható:

A modul főképernyője egy gyűjtő lista, ahol az összes rögzített bejövő számla megjelenik. A felhasználó itt gyors áttekintést kap a számlák állapotáról és főbb adatairól.

• Listázás: A számlák táblázatos formában jelennek meg, olyan kulcsadatokkal, mint az Azonosító, Partner, Nettó és Bruttó összeg, Teljesítés dátuma, Fizetési határidő és Státusz.
• Szűrés és keresés: A lista hatékonyan szűrhető a számlák könnyebb megtalálása érdekében. A rendelkezésre álló szűrők:
  • Státusz: (pl. Összes, rögzített, teljesített)
  • Partner: Szűrés konkrét szállítóra.
  • Szűrés dátum: Dátumtartomány megadása (pl. teljesítési dátum alapján).
  • Bizonylat sorszáma: Keresés pontos számlaszámra.

A "Bejövő számla rögzítése" gombbal indítható el egy új tétel felvitele. A rögzítési folyamat több logikai egységre van bontva a részletes adatrögzítés érdekében.

• Alapadatok megadása: Itt kell rögzíteni a számla alapvető azonosítóit:
  • Számla sorszáma: A szállító által kiállított eredeti számlaszám.
  • Partner: A szállító kiválasztása a törzsadatból.
  • Költség típusa: A költség belső kategóriájának meghatározása.
  • Státusz: A számla állapota (pl. "rögzített").
  • Megjegyzés: Szabad szöveges mező a számlához kapcsolódó egyéb információknak.
• Pénzügyi adatok kitöltése: A számla pénzügyi tartalmának rögzítése:
  • Dátumok: Kiállítási dátum, Teljesítési dátum és Fizetési határidő megadása.
  • Fizetési mód: A kifizetés módjának kiválasztása.
  • Összegek: A számla Nettó összeg, ÁFA összeg és Bruttó összeg mezői. Ezek az adatok jellemzően a számla tételeiből automatikusan összegződnek.

Ebben a szekcióban lehet részletezni, hogy a számla milyen tételekből áll. Ez elengedhetetlen a pontos költségelszámoláshoz és áfa analitikához.

• Tétel hozzáadása: A kék plusz (+) gombbal új sor vehető fel.
• Tételadatok rögzítése: Minden tételhez megadható:
  • Tétel megnevezés
  • Nettó érték
  • Áfa kulcs (pl. 27%)
  • Bruttó érték (automatikusan számítódik)
  • Költségcsoport: A tétel belső elszámolási helyének (költséghely, költségviselő) kiválasztása.
• Tétel törlése: A piros kuka (X) ikonnal az adott sor eltávolítható.
• Összesítés: A rendszer automatikusan összegzi a tételek nettó és bruttó értékét, amelynek meg kell egyeznie a "Pénzügyi adatok" panelen szereplő főösszegekkel.

A számla rögzítésekor lehetőség van kiegészítő információk csatolására és a módosítások nyomon követésére.

• Fájlok: Lehetőség van az eredeti számlakép (pl. PDF, JPG) vagy más kapcsolódó dokumentum feltöltésére.
• Történet: A rendszer automatikusan naplózza a számlán végzett műveleteket (pl. állapotváltás, rögzítés), rögzítve a Státusz változását, a Felhasználó nevét és az Időpontot.

A fő listanézetben az egyes számlasorok mellett található "Műveletek" gombbal további akciók hajthatók végre.

• Szerkesztés: A számla rögzített adatainak módosítása.
• Teljesítve: A számla állapotának "teljesített"-re (kifizetettre) állítása.
• Törlés: A számla (és a hozzá kapcsolódó tételek) törlése a rendszerből.