A Tárgyalások funkció lehetővé teszi a céges találkozók, megbeszélések és ügyféllátogatások teljes körű adminisztrációját.

A felület nemcsak az időpontok egyeztetését és naptárszerű vezetését támogatja, hanem a tárgyalások tartalmi elemeinek (tárgyalási napló) részletes rögzítését is, beleértve a felmerült feladatokat, piaci információkat és üzleti lehetőségeket.

Célja a munkatársak idejének hatékony menedzselése és az ügyfél-interakciók során keletkező információk központi tárolása.

A menüpont megnyitásakor a felhasználó a tárgyalások összesítő lista-nézetével találkozik.

Itt áttekinthető az összes rögzített esemény, és lehetőség nyílik specifikus adatok visszakeresésére.

A lista felett található szűrőmezők segítségével szűkíthető a megjelenített találkozók köre:

• Státusz szerinti szűrés: A bal oldali választógombokkal szűrhetünk a tárgyalás állapota szerint:
  • Összes: Minden rögzített elem.
  • Ütemezve: Jövőbeli, még nem lezárt események.
  • Elhalasztva: Későbbi időpontra áttett tárgyalások.
  • Lemondva: Meghiúsult találkozók.
  • Lezárt: Megtörtént és adminisztrált események.
• Tárgyalás típusa: Megkülönböztethetünk Belső tárgyalásokat (cégen belüli meetingek) és Külső tárgyalásokat (partnerekkel, ügyfelekkel).
• Részletes keresők:
  • Munkatárs: Egy adott kolléga tárgyalásainak listázása.
  • Partner: Egy konkrét ügyfélhez kapcsolódó összes előzmény megtekintése.
  • Keresés: Szabadszavas kereső a tárgy vagy leírás szövegében.
  • Készítő: A "Saját Tárgyalások listázása" jelölőnégyzettel gyorsan szűrhetünk a saját magunk által rögzített eseményekre.
• Időintervallum: A Kezdődátum és Záródátum mezőkkel egy adott időszakra (pl. aktuális hét, előző hónap) szűkíthető a lista.

A beállított paraméterek érvényesítéséhez a kék "Keresés" gombot, a feltételek törléséhez a narancssárga "Szűrők törlése" gombot kell használni.

Új esemény felvételéhez kattintson a jobb felső sarokban található zöld "+ Új Tárgyalás" gombra.

A rögzítési folyamat három fő szekcióból áll.

Ebben a blokkban definiáljuk az esemény logisztikai részleteit:

• Tárgy: A megbeszélés rövid, lényegretörő megnevezése (pl. "Éves szerződéskötés", "Projektindító").
• Tárgyalás típusa: Itt kell kiválasztani, hogy belső egyeztetésről vagy külső partnerlátogatásról van szó.
• Munkatárs: A tárgyalásért felelős kolléga (alapértelmezetten a rögzítő, de más nevére is írható).
• Projekt: Ha a tárgyalás egy futó projekthez kapcsolódik, itt rendelhető hozzá.
• Dátum és Időpont: A találkozó napjának, valamint kezdő- és végpontjának (óra:perc) beállítása.
• Helyszín: A találkozó fizikai vagy virtuális helye.
• Részletek: Opcionális mező előzetes jegyzetek vagy agenda rögzítésére.

Külső tárgyalás esetén elengedhetetlen a partner összerendelése:

• Tárgyalópartner: A rendszerben rögzített cégek közül választható ki az ügyfél.
• Kapcsolattartó: A kiválasztott partnerhez tartozó konkrét személy megjelölése (vagy "Új kapcsolattartó rögzítése" opció).

Ez a funkció a tárgyalás szakmai tartalmának rögzítésére szolgál. Kitöltése történhet az esemény közben vagy utólagos adminisztrációként.

A mezők segítik a strukturált információgyűjtést:

• Döntéshozó(k): Információ a partner beszerzési struktúrájáról.
• Látogatás célja: A találkozó miértjének rögzítése.
• Felmerült témák és feladatok: A megbeszélés fő pontjai és a kiosztott teendők.
• Projektek állapota: A partnernél futó projektek helyzete, volumene.
• Piaci információk: Konkurenciáról szerzett információk, előre látható pályázatok vagy megrendelések.
• Együttműködés erősítése: Stratégiai megjegyzések a partnerség fejlesztéséhez.
• Következő ütemezett találkozó: Új időpont rögzítése a folytonosság érdekében.
• Tárgyalt érték: Amennyiben az üzletkötés pénzügyi vonzattal bír, az összeg itt rögzíthető (Ft-ban).

Az adatok véglegesítéséhez a szekciók alján található "Mentés" gombot kell használni.

A lista nézetben az egyes sorok végén található "Műveletek" gomb segítségével kezelhetjük a tárgyalások életciklusát.

• Szerkesztés: A tárgyalás adatlapjának megnyitása módosításra (pl. napló kitöltése a tárgyalás után).
• Törlés: Hibás rögzítés esetén az elem eltávolítása.

A folyamatok nyomon követése érdekében a státuszokat manuálisan kell frissíteni:

• Elhalasztva: Ha az időpont módosul, de még nincs új dátum.
• Lemondva: Ha a találkozó végleg elmarad.
• Lezárva: A tárgyalás sikeresen megtörtént, és a tárgyalási napló adminisztrációja befejeződött. Ez jelzi a menedzsment felé, hogy az ügy lezártnak tekinthető.